Par : Mohamed Mehalla
Vous vous sentez surchargé, stressé ? Votre carrière stagne ? Apprenez à déléguer ! Trop souvent, les managers ont du mal à abandonner le travail des clients ou les tâches de base et à les déléguer avec succès à leur équipe. Pourtant, la délégation est un élément fondamental d’une organisation réussie…
Les avantages d’une délégation réussie
La délégation peut entraîner des avantages tangibles et non tangibles pour les entreprises, notamment des économies de temps et d’argent et la réduction de l’épuisement professionnel. Des études ont démontré qu’une mauvaise délégation pouvait aboutir à l’effet inverse ; augmentent l’épuisement et les retards des employés et la démotivation.
Déléguer des tâches avec succès vous ne sera que bénéfique pour vous, car cela :
- Vous libère un temps précieux
- vous aide à développer vos collaborateurs
- vous permet de mieux comprendre leurs forces et leurs faiblesses
- motive les membres de l’équipe à être performants.
Peu de personnes arrivent encore à sauter le pas et confier des tâches ou des responsabilités, pour plusieurs raisons :
- Ils pensent que ce serait plus rapide de le faire eux-mêmes
- Ils ont peur de décharger leur travail sur les autres
- Ils ne veulent pas perdre le contrôle
- Ils se sentent menacés.
Pourtant, la délégation ne peut être que gagnant-gagnant lorsqu’elle est effectuée de la bonne manière.
Pour assurer une délégation réussie, respectez certaines directives clés.
Sachez ce qui doit être délégué
La délégation vous permet de partager la charge de travail avec les membres de votre équipe afin que vous ayez plus de temps pour vous concentrer sur les missions qui nécessitent votre ensemble particulier de compétences et d’expertise. Il est important d’identifier les tâches qui ne peuvent être effectuées que par vous, ainsi que les autres tâches qui correspondent le mieux à vos compétences.
Apprenez à lâcher prise
Le deuxième principe le plus important d’une délégation réussie est la capacité de lâcher prise. De la définition même de la délégation, ce n’est bénéfique que si le manager peut libérer du temps pour se concentrer sur des tâches de niveau supérieur telles que le leadership et le développement de la stratégie par exemple.
Vous devez arriver au niveau où vous pouvez faire confiance à votre équipe pour accomplir les tâches comme vous l’auriez fait ou mieux encore sans votre interférence. Après tout, vous avez déjà embauché les meilleurs talents et vous avez choisi la meilleure personne pour prendre en charge la tâche.
Choisissez la bonne personne
Pour atténuer les revers ou les déceptions, assurez-vous que le délégué possède les compétences, les antécédents et les informations opérationnelles nécessaires pour exécuter les tâches avec succès. Il est important que vous soyez à l’aise avec les performances anticipées du délégué. Pensez aux projets que cette personne a entrepris dans le passé. Demandez-vous : « Cette personne a-t-elle démontré avec succès son potentiel pour assumer cette nouvelle tâche ? ». Si votre réponse est oui, vous êtes sur la bonne voie.
Expliquez le « pourquoi » de la mission
Il est toujours tentant, lors de la délégation d’une tâche, de sauter le « pourquoi » derrière le projet et de plonger directement dans le « quoi » du projet. C’est une énorme erreur. Il est important de commencer par expliquer le tableau d’ensemble : le but du projet et comment il joue un rôle, même minime, dans l’ensemble des choses qui permettent à votre organisation de servir sa mission. Les délégués doivent savoir pourquoi le travail qu’on leur demande de faire est important.
Définissez des attentes claires
Cette étape consiste à élaborer un plan d’action pour enseigner aux membres de votre équipe comment mener à bien les nouvelles tâches qui leur ont été assignées.
Dans cette optique, lorsque vous déléguez une tâche :
- Expliquez en détail le résultat recherché
- Définissez des attentes claires sur ce que vous envisagez
- Expliquez comment la tâche s’inscrit dans le tableau d’ensemble.
- Définissez des critères de mesure du succès : cela devrait non seulement donner aux membres de l’équipe une manière impartiale de voir le résultat, mais aussi leur permettre de suivre leurs performances et d’apporter des modifications, afin qu’ils soient les mieux placés pour obtenir d’excellents résultats.
Enfin, n’oubliez pas de donner à vos employés une certaine structure et les ressources dont ils auront besoin pour réussir.
Soyez patient et compréhensif
Faire grandir un employé dans la peau d’une nouvelle tâche est assez similaire à élever des enfants. Vous devez toujours être prêt à faire des erreurs, car elles se produiront certainement. Vous devez être patient à mesure qu’ils grandissent et comprendre qu’ils sont jeunes et qu’ils sont susceptibles de faire des erreurs que vous ne feriez pas.
Néanmoins, avec la bonne quantité de conseils, les enfants grandiront et deviendront eux-mêmes capables de gérer leurs propres affaires.
De même, avec la délégation, vous pourriez penser que vous pourriez le faire mieux et plus rapidement par vous-même.
Mais en tant que leader, vous pensez à l’avenir et à l’implication que ce nouvel ensemble de compétences que votre équipe acquiert pourrait avoir sur les objectifs commerciaux à plus long terme. N’oubliez pas que même si vous avez délégué, vous êtes toujours responsable des résultats de la tâche.
Ne sur-déléguez pas !
Comme nous l’avons évoqué, déléguer est bénéfique à la fois pour la direction et pour le personnel. C’est exact ! Mais déléguer certaines tâches n’est pas seulement le fait de décharger toute autre charge supplémentaire aux autres, mais une opportunité de développer les employés, la direction et l’ensemble de l’entreprise. En tant que tel, ne tombez pas dans le piège de vouloir trop déléguer certaines tâches de sorte que cela dépasse l’intérêt de tous !
À première vue, la délégation peut sembler plus compliquée qu’elle n’en vaut la peine. Cependant, en déléguant efficacement les missions, vous pouvez augmenter la productivité et les compétences de votre équipe. Pour déléguer efficacement, choisissez les bonnes tâches à déléguer, identifiez les meilleures personnes pour le poste et soutenez-les tout au long du processus.
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